Was ist S&OP? Ursprung, Verwendung und Prozess von S&OP (2024)

Sales and Operations Planning, kurz S&OP, ist ein Prozess integrierter Unternehmensplanung (IBP). Warum das Konzept von IBP von einigen aber holistischer und inklusiver verstanden wird, besprechen wir in diesem Blogbeitrag. Dabei klären wir auch die Fragen, was S&OP ist, wofür es gut ist und wie der Prozess aussieht.

Table of Contents

  • Genauere Planung und bessere Zusammenarbeit mit Softwareunterstützung
  • Das Problem mit Datensilos im Planungsprozess
  • Datensilos aufbrechen und verhindern
  • Single Source of Truth und Planung kombinieren

Was ist S&OP?

S&OP ist ein Prozess, in dem Vertriebspläne und Unternehmensziele mit der Planung in anderen Abteilungen und Funktionen in Einklang gebracht wird. S&OP ist also ein Dachbegriff für integrierte Planung im Bereich Vertrieb, Produktion, Inventar und vielen mehr – abhängig von der jeweiligen Organisationsstruktur und den vorhandenen Funktionen. Während einige argumentieren, dass die Finanzplanung kein integraler Bestandteil von S&OP ist, behaupten andere, dass die Finanzplanung ein Bestandteil sein muss, weil Planung idealerweise integriert ist, und zwar über alle Abteilungen hinweg. Hier findet sich auch die Schnittmenge zwischen S&OP und integrierter Unternehmensplanung (IBP).

Der Prozess der Absatz- und Produktionsplanung (engl. S&OP, kurz für Sales and Operations Planning) gehört zu den wichtigsten Aufgaben für Fertigungsunternehmen. Sind die Prozesse richtig aufeinander abgestimmt und integriert, verfügt eine Organisation stets über eine genaue Übersicht benötigter Ressourcen für die Produktion. Indem sie Planungsprozesse von Vertrieb und operativem Geschäft integrieren, schaffen Unternehmensleiter die Klarheit, die sie für die sinnvolle Ressourcenzuweisung benötigen. Das Gesamtbild erlaubt eine sinnvolle Anpassung und Synchronisation der bestehenden Pläne aus den verschiedenen Abteilungen. Vor allem für große Unternehmen, die in mehreren Ländern und Regionen Produktionsstätten unterhalten oder Produkte anbieten, ist es wichtig, eine konsistente Datenbasis für die aggregierte Planung bereitzuhalten.

Woher kommt der Begriff S&OP?

Die US-Amerikaner Walter Goddard und Richard Ling haben den Begriff S&OP in ihrem 1988 erschienenen Buch „Orchestrating Success: Improve Control of the Business with Sales and Operations Planning“ erstmals eingeführt. Seitdem wurde das Konzept ständig weiterentwickelt, sowohl von den ursprünglichen Autoren als auch anderen Wirtschaftsexperten. Früher wurde in dem Zusammenhang schlicht von Produktionsplanung (Production Planning) gesprochen, was ein Student Lings in einem Seminar monierte, beschäftige sich der Prozess doch mit viel mehr als nur der Produktion. Mit dem Begriff beschreiben Sie einen fünfstufigen Prozess, der sich folgendermaßen gestaltet:

  1. Sammeln und Vorbereiten von Daten
  2. Bedarfsplanung (Demand Planning)
  3. Produktionsplanung (Supply Planning)
  4. Plankonsolidierung und Balancieren von Bedarf und Produktion
  5. Prüfung und Zustimmung durch Unternehmensleitung

Wird die Finanzplanung als Teil des Prozesses verstanden, so findet diese vor allem in den Schritten vier und fünf Einzug. Die Begriffe Supply Chain Management und Supply Chain Planning finden in Verbindung mit S&OP auch oft Verwendung oder werden gar synonym gebraucht.

Der S&OP-Prozess im Detail

Jeder Planungsprozess hat eine zentrale Voraussetzung: historische Daten, die strukturiert, konsistent und – im Idealfall – in hoher Qualität vorliegen müssen. Das heißt, sie sollten nicht unvollständig sein oder Extremwerte (Ausreißer) aufweisen. Der erste Schritt liegt also in der Datenaufbereitung.

Was folgt, sind eng verzahnte Schritte, die kontinuierlich an der Performance gemessen werden. Nach der Datenaufbereitung folgt die Bedarfsplanung, bei der die Planer ständig die Ist-Absätze mit den Vertriebsforecasts und Soll-Absätzen (nach Plan) vergleichen müssen. Hier sind auch Marketingpläne- und Kampagnen zur berücksichtigen, mit denen zusätzliche Nachfrage generiert werden soll.

Als nächstes geht es an die Produktionsplanung, bei der zu eruieren ist, wie die Nachfrage gedeckt werden kann. Hierfür werden ständig die Produktions-Istwerte mit den Planwerten verglichen, wobei sowohl die Nennkapazität als auch die Personalkapazität eine große Rolle spielen, weshalb es auch wichtig ist, Notfallpläne für unvorhergesehene Lieferengpässe aufgrund von Produktionsausfällen bereitzuhalten.

Im nächsten Schritt wird die Angebots- und Bedarfsplanung für alle Regionen konsolidiert und anschließend ab- und angeglichen. Das Ziel ist es, die Planung aus den vorangegangenen Schritten zu validieren und zu aggregieren. Dies ist auch der Schritt, bei dem in den Prozess einfließt.

Im letzten Schritt des kontinuierlichen S&OP-Zyklus, der Zustimmung durch die Unternehmensleitung, werden Ist- und Planwerte wieder auf aggregierter Ebene verglichen und Ausnahmepläne erstellt. Dies ist auch der Schritt, in dem mögliche Probleme diskutiert und adressiert werden müssen. Die Frequenz des Planungszyklus hängt stark von der Branche und den produzierten Gütern ab und kann von wöchentlich bis monatlich oder vierteljährlich reichen.

Auch der Umfang von S&OP kann stark variieren und reicht von Länderebene über regional (z. B. EMEA, Americas etc.) bis hin zu global. Je größer das Bild, desto komplexer sind die Konsolidierungsprozesse. Für eine globale Vertriebs- und Betriebsplanung mit kurzen Planungszyklen ist eine als Planungsplattform also nahezu unumgänglich.

Genauere Planung und bessere Zusammenarbeit mit Softwareunterstützung

Die Vertriebs- und Produktionsplanung ist ein komplexer Prozess, und die Planungszyklen sind typischerweise eher kürzer als länger. In die wöchentliche Planung fließt damit eine beträchtliche Anzahl an Arbeitsstunden. Angefangen bei der Datenaufbereitung, für die viele Unternehmen bereits ein Data Warehouse einsetzen, das die Konsistenz sicherstellt, über die Vertriebspläne und -prognosen bis hin zur Bedarfs- und Angebotsplanung und deren Aggregationen kann eine große Hilfe sein.

Viele Unternehmen setzen zwar bereits Planungssoftware ein, haben aber oft mit fragmentierten Systemen zu kämpfen, die zu Datensilos und damit zu inkonsistenten Daten führen. Mit den auf dem Vormarsch befindlichen Plattformlösungen mit integrierten Datenbanken als Single Source of Truth vereinheitlichen erfolgreiche Unternehmen ihre S&OP-Prozesse und profitieren so von konsistenteren Daten, besseren Plänen und einer verbesserten Zusammenarbeit durch die Nutzung ein und derselben Plattform über Abteilungen hinweg. Sie tragen dazu bei, die Planung im gesamten Unternehmen schneller und einfacher zu machen und sorgen für eine höhere Datenqualität und Plangenauigkeit.

Das Problem mit Datensilos im Planungsprozess

Bei vielen – selbst großen – Fertigungsunternehmen konsolidieren die Vertriebler ihre Daten regelmäßig in einem zentralen Excel-Spreadsheet. Ein zeitraubendes und fehleranfälliges Unterfangen.

Im Anschluss müssen die Vertriebsdaten mit Stammdaten aus dem ERP angereichert werden, um die Absatz- und Produktionsplanung umzusetzen. Ein mühsamer und langatmiger Prozess, bei dem statt tagesaktueller Daten häufig nur monatsgenaue Daten zur Verfügung stehen. Durch die immer gleiche manuelle und wenig spannende Anreicherung der Excel-Spreadsheets, kommt es auch dabei oft zu Fehlern beim Kopieren und Einfügen der Daten.

Das zugrundeliegende Problem ist die Aufbewahrung der Daten in den verschiedenen Quellsystemen, die praktisch als Datensilos fungieren. Der Vertrieb setzt auf ein CRM wie Salesforce, die Produktion auf ein ERP, und der Einkauf auf eine Procurement-Lösung. Auch die Buchhaltung und das Marketing nutzen oft eigene spezialisierte Systeme. Die Daten für ein schlüssiges Gesamtbild und einen 360°-Überblick sind zwar da, aber nicht verzahnt.

Für die Planung müssen dann jedes Mal aufs Neue dutzende exportierte Excel-Tabellen eingesammelt, angeglichen und zusammengeführt werden. Das kostet für alle Beteiligten nicht nur Zeit und Nerven, sondern bedingt auch, dass die Daten am Ende nicht mehr aktuell sind.

Datensilos aufbrechen und verhindern

Die Problematiken, die durch Datensilos entstehen, sind klar: Die Absatz- und Produktionsplanung dauert zu lange, Pläne sind ungenau, wenig aktuell und nur schwer anpassbar. Controller und Supply-Chain-Manager tun sich selbst und der Organisation also einen Gefallen, diese zu beheben.

In einigen Unternehmen sind deshalb Data-Warehouse-Lösungen im Einsatz, in die alle relevanten Daten einfließen. Idealerweise werden sie dabei via ETL (Extract, Transform, Load) auch automatisch aufbereitet. Die zentralen Datenbanken dienen als eine Single Source of Truth.

Um Datensilos auch nachhaltig loszuwerden, lohnt es sich außerdem mit den Führungskräften aus den Abteilungen zu sprechen. Führen diese eine neue Softwarelösung für ein bestimmtes Problem ein, wird die Verzahnung der Daten oft vergessen. Sensibilisieren Sie Ihre Kollegen und klären Sie über die Bedeutung der Integration der Daten auf. Schließlich profitieren auch sie davon, wenn sie sich nicht regelmäßig selbst um Datenexporte kümmern müssen.

Single Source of Truth und Planung kombinieren

Damit Vertriebler, Finanzcontroller und Produktionsplaner integriert und auf Grundlage derselben Daten arbeiten können, ist ein Data Warehouse ein guter erster Schritt. Wenn es dann aber an die Planung geht, sind rasch wieder mehrere neue Excel-Spreadsheets erstellt. Um das zu vermeiden, kombiniert moderne S&OP-Software Datenbank- sowie Planungs- und Analyselösungen in einem.

Das hat den Vorteil, dass die Daten auch direkt bearbeitet werden können und die Auswirkungen neuer Zahlen auf Pläne und Forecasts direkt sichtbar sind. Neues Excel-Chaos wird verhindert und neuen Insellösungen in Fachbereichen wird vorgebeugt. Alle Aufgaben rund um das Performance Management finden auf ein und derselben Plattformlösung statt.

Die Komplexität der Daten von hunderten oder gar tausenden Produkten entlang der Lieferkette wird damit transparent. Zusammenhänge zwischen Absatz, Produktion und Einkauf lassen sich aufdecken und erkennen. Damit lässt sich auch der sich ständig verändernde Bedarf an Mitarbeitern, Maschinen und Teilen besser planen und abstimmen.

Auch für das Umsatzforecasting und die Kapazitätsplanung von Produktionsstandorten bietet eine solche Harmonisierung und Automatisierung der Prozesse viele Vorteile. Liegen alle Daten immer einheitlich, konsistent und zentral vor, lassen sich Reports und Forecasts leicht automatisieren. So können sich alle Fachbereiche stets über die aktuelle Lage und informieren und ihre Teilpläne entsprechend anpassen, falls nötig. Eine einheitliche S&OP-Lösung für alle stellt dabei sicher, dass die Effekte sich auch in den anderen Teilplänen und dem Gesamtplan immer aktuell widerspiegeln. Anstatt einer Vielzahl unterschiedlicher KPIs aus Abteilungen, definieren Sie sinnvoll einheitliche KPIs für alle im Unternehmen.

Wie Sie von einer Platform as a Service (PaaS) für S&OP profitieren

  • Die Sammlung, Aufbereitung, Konsolidierung und Aggregation von Daten ist viel einfacher, schneller und genauer als mit mehreren Excel-Tabellen oder einer fragmentierten Systemumgebung
  • Die Datenkonsistenz und -qualität wird durch eine SSOT sichergestellt, die allen Mitarbeitern im Unternehmen stets aktuelle Informationen zur Verfügung stellt und somit eine bessere Zusammenarbeit und Diskussionen unterstützt
  • Der Vergleich von Ist-Werten mit Prognosen und Plänen ist wesentlich schneller, und Prognosen sowie Pläne können einfach erstellt und angepasst werden
  • Finanz- und Vertriebsplanung mit einem Tool, das unabhängig von Ihrem ERP ist, sich aber nahtlos mit diesem verbindet und über Rückschreibefunktionen verfügt, stellt sicher, dass alles reibungslos läuft
  • Einfache Durchführung von Szenarien auf Basis eines Variablenmodells zur Prognose und Planung von Preisänderungen bei Rohstoffen, veränderter Nachfrage und Wettbewerbspreisen. Automatisch angepasst für Länder, Währungen, Regionen usw.
Was ist S&OP? Ursprung, Verwendung und Prozess von S&OP (2024)

FAQs

How do you explain S&OP? ›

Sales and operations planning (S&OP) is an integrated planning process that aligns demand, supply, and financial planning and is managed as part of a company's master planning. S&OP is designed and executed to support executive decision-making related to approving a feasible and profitable material and financial plan.

What does S&OP aim to achieve and why is S&OP critical to efficient and effective supply chain operations? ›

Higher profitability: The S&OP process helps maintain a cohesive, balanced plan. It drives great customer service, lowers inventory, reduces waste, and helps meet financial targets – all of which are invaluable in a volatile supply chain environment.

What is the primary objective of S&OP? ›

Sales and operations planning purpose

Improve the entire customer experience. Balance supply and demand. Increase transparency across departments. Improve communication between teams.

What is the S&OP process review? ›

Product review: In this first phase of the S&OP process, planners involved in R&D, product development, and new product introduction analyze the health of products in the market, examine product pipelines, and arrive at decisions about product planning.

What is the difference between S&OP and S&OE? ›

This could be, for example, entering new markets. S&OP – a planning process (e.g., monthly) that focuses on the product family level. S&OE – tactical planning (e.g., weekly), which focuses on the SKU level and aims to track the alignment of demand and supply with the plan.

What are the four fundamentals of S&OP? ›

Conceptually, the parameters of demand, supply, volume and mix are treated as four fundamentals of S&OP. As a rule, manufacturing activity is concerned with translating the demand plan into supply plan and as such demand is considered the first half of equation and supply plan as the other half.

Why does S&OP fail? ›

Lack of executive sponsorship: Several companies highlight the lack of executive support as the main reason for not having an effective S&OP. This is no surprise as all critical cross-functional processes require executive support to be successful.

What does a good S&OP look like? ›

A good S&OP should be smooth to implement, not be seen as an administrative and bureaucratic activity. A good S&OP process flow will enable a rapid and robust decision making process that will optimize the end to end value chain of the business.

How to improve S&OP? ›

  1. Align Your S&OP Horizon with Your Business. ...
  2. Broaden Your Understanding and Measurement of Forecast Accuracy. ...
  3. Consider Tertiary Influences on Supply and Demand. ...
  4. Demonstrate the Value of Supplier and Customer Collaboration. ...
  5. Model Demand and Supply Changes, Including the Financial Impact.

Who is responsible for S&OP process? ›

First, the S&OP process lead (the single person who champions the process – or the quarterback) is typically in planning, specifically supply planning. Planning departments often vary in how they are structured, so sometimes demand planning leads the process.

What are the pillars of S&OP? ›

Key Pillars of S&OP

Visibility and Analytics. Business Simulation (Scenario Planning) Supply Chain Collaboration. Workflow Management.

What are the four fundamental issues in S&OP? ›

The four fundamental issues in SOP are:
  • Demand.
  • Supply.
  • Volume.
  • Mix.

Who owns S&OP? ›

Stakeholder Engagement

For S&OP, the ownership is usually at the manager/functional owner level. IBP is not for everyone. The level of organizational engagement and commitment is high and there may not be a pay-off in terms of the level of effort vs. benefit.

What are the three basic purposes of S&OP? ›

The purpose of S&OP is to coordinate across business units, increase transparency, balance supply and demand, and achieve profitability.

What are the six phases of S&OP? ›

The six phases of S&OP are product review, demand review, supply review, finance review, pre-S&OP, and executive S&OP.

What are the basic elements of the S&OP process? ›

What are the basic elements of the S&OP process? - Quora. S&OP, or sales & operations planning, is a monthly integrated business management process that focuses on key supply chain drivers, including sales, marketing, demand management, production, inventory management, and new product introduction.

What are three key concepts in supply chain management? ›

Generally the key aspects of Supply Chain management are Purchasing (sourcing), Planning (scheduling) and Logistics (delivery). Sometimes logistics is separate, and procurement may be included with Purchasing, depending upon how location specific the procurement activities are.

What is an example of sales and operations planning? ›

Consider a consumer electronics company that uses S&OP to prepare for an anticipated surge in customer demand for its latest product. By incorporating simulations and analyses into its demand forecast, the company can align its procurement schedules, manufacturing plans, and logistics strategies accordingly.

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Author: Virgilio Hermann JD

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