Sales and Operations Planning, kurz S&OP, ist ein Prozess integrierter Unternehmensplanung (IBP). Warum das Konzept von IBP von einigen aber holistischer und inklusiver verstanden wird, besprechen wir in diesem Blogbeitrag. Dabei klären wir auch die Fragen, was S&OP ist, wofür es gut ist und wie der Prozess aussieht.
Table of Contents
- Genauere Planung und bessere Zusammenarbeit mit Softwareunterstützung
- Das Problem mit Datensilos im Planungsprozess
- Datensilos aufbrechen und verhindern
- Single Source of Truth und Planung kombinieren
Was ist S&OP?
S&OP ist ein Prozess, in dem Vertriebspläne und Unternehmensziele mit der Planung in anderen Abteilungen und Funktionen in Einklang gebracht wird. S&OP ist also ein Dachbegriff für integrierte Planung im Bereich Vertrieb, Produktion, Inventar und vielen mehr – abhängig von der jeweiligen Organisationsstruktur und den vorhandenen Funktionen. Während einige argumentieren, dass die Finanzplanung kein integraler Bestandteil von S&OP ist, behaupten andere, dass die Finanzplanung ein Bestandteil sein muss, weil Planung idealerweise integriert ist, und zwar über alle Abteilungen hinweg. Hier findet sich auch die Schnittmenge zwischen S&OP und integrierter Unternehmensplanung (IBP).
Der Prozess der Absatz- und Produktionsplanung (engl. S&OP, kurz für Sales and Operations Planning) gehört zu den wichtigsten Aufgaben für Fertigungsunternehmen. Sind die Prozesse richtig aufeinander abgestimmt und integriert, verfügt eine Organisation stets über eine genaue Übersicht benötigter Ressourcen für die Produktion. Indem sie Planungsprozesse von Vertrieb und operativem Geschäft integrieren, schaffen Unternehmensleiter die Klarheit, die sie für die sinnvolle Ressourcenzuweisung benötigen. Das Gesamtbild erlaubt eine sinnvolle Anpassung und Synchronisation der bestehenden Pläne aus den verschiedenen Abteilungen. Vor allem für große Unternehmen, die in mehreren Ländern und Regionen Produktionsstätten unterhalten oder Produkte anbieten, ist es wichtig, eine konsistente Datenbasis für die aggregierte Planung bereitzuhalten.
Woher kommt der Begriff S&OP?
Die US-Amerikaner Walter Goddard und Richard Ling haben den Begriff S&OP in ihrem 1988 erschienenen Buch „Orchestrating Success: Improve Control of the Business with Sales and Operations Planning“ erstmals eingeführt. Seitdem wurde das Konzept ständig weiterentwickelt, sowohl von den ursprünglichen Autoren als auch anderen Wirtschaftsexperten. Früher wurde in dem Zusammenhang schlicht von Produktionsplanung (Production Planning) gesprochen, was ein Student Lings in einem Seminar monierte, beschäftige sich der Prozess doch mit viel mehr als nur der Produktion. Mit dem Begriff beschreiben Sie einen fünfstufigen Prozess, der sich folgendermaßen gestaltet:
- Sammeln und Vorbereiten von Daten
- Bedarfsplanung (Demand Planning)
- Produktionsplanung (Supply Planning)
- Plankonsolidierung und Balancieren von Bedarf und Produktion
- Prüfung und Zustimmung durch Unternehmensleitung
Wird die Finanzplanung als Teil des Prozesses verstanden, so findet diese vor allem in den Schritten vier und fünf Einzug. Die Begriffe Supply Chain Management und Supply Chain Planning finden in Verbindung mit S&OP auch oft Verwendung oder werden gar synonym gebraucht.
Der S&OP-Prozess im Detail
Jeder Planungsprozess hat eine zentrale Voraussetzung: historische Daten, die strukturiert, konsistent und – im Idealfall – in hoher Qualität vorliegen müssen. Das heißt, sie sollten nicht unvollständig sein oder Extremwerte (Ausreißer) aufweisen. Der erste Schritt liegt also in der Datenaufbereitung.
Was folgt, sind eng verzahnte Schritte, die kontinuierlich an der Performance gemessen werden. Nach der Datenaufbereitung folgt die Bedarfsplanung, bei der die Planer ständig die Ist-Absätze mit den Vertriebsforecasts und Soll-Absätzen (nach Plan) vergleichen müssen. Hier sind auch Marketingpläne- und Kampagnen zur berücksichtigen, mit denen zusätzliche Nachfrage generiert werden soll.
Als nächstes geht es an die Produktionsplanung, bei der zu eruieren ist, wie die Nachfrage gedeckt werden kann. Hierfür werden ständig die Produktions-Istwerte mit den Planwerten verglichen, wobei sowohl die Nennkapazität als auch die Personalkapazität eine große Rolle spielen, weshalb es auch wichtig ist, Notfallpläne für unvorhergesehene Lieferengpässe aufgrund von Produktionsausfällen bereitzuhalten.
Im nächsten Schritt wird die Angebots- und Bedarfsplanung für alle Regionen konsolidiert und anschließend ab- und angeglichen. Das Ziel ist es, die Planung aus den vorangegangenen Schritten zu validieren und zu aggregieren. Dies ist auch der Schritt, bei dem in den Prozess einfließt.
Im letzten Schritt des kontinuierlichen S&OP-Zyklus, der Zustimmung durch die Unternehmensleitung, werden Ist- und Planwerte wieder auf aggregierter Ebene verglichen und Ausnahmepläne erstellt. Dies ist auch der Schritt, in dem mögliche Probleme diskutiert und adressiert werden müssen. Die Frequenz des Planungszyklus hängt stark von der Branche und den produzierten Gütern ab und kann von wöchentlich bis monatlich oder vierteljährlich reichen.
Auch der Umfang von S&OP kann stark variieren und reicht von Länderebene über regional (z. B. EMEA, Americas etc.) bis hin zu global. Je größer das Bild, desto komplexer sind die Konsolidierungsprozesse. Für eine globale Vertriebs- und Betriebsplanung mit kurzen Planungszyklen ist eine als Planungsplattform also nahezu unumgänglich.
Genauere Planung und bessere Zusammenarbeit mit Softwareunterstützung
Die Vertriebs- und Produktionsplanung ist ein komplexer Prozess, und die Planungszyklen sind typischerweise eher kürzer als länger. In die wöchentliche Planung fließt damit eine beträchtliche Anzahl an Arbeitsstunden. Angefangen bei der Datenaufbereitung, für die viele Unternehmen bereits ein Data Warehouse einsetzen, das die Konsistenz sicherstellt, über die Vertriebspläne und -prognosen bis hin zur Bedarfs- und Angebotsplanung und deren Aggregationen kann eine große Hilfe sein.
Viele Unternehmen setzen zwar bereits Planungssoftware ein, haben aber oft mit fragmentierten Systemen zu kämpfen, die zu Datensilos und damit zu inkonsistenten Daten führen. Mit den auf dem Vormarsch befindlichen Plattformlösungen mit integrierten Datenbanken als Single Source of Truth vereinheitlichen erfolgreiche Unternehmen ihre S&OP-Prozesse und profitieren so von konsistenteren Daten, besseren Plänen und einer verbesserten Zusammenarbeit durch die Nutzung ein und derselben Plattform über Abteilungen hinweg. Sie tragen dazu bei, die Planung im gesamten Unternehmen schneller und einfacher zu machen und sorgen für eine höhere Datenqualität und Plangenauigkeit.
Das Problem mit Datensilos im Planungsprozess
Bei vielen – selbst großen – Fertigungsunternehmen konsolidieren die Vertriebler ihre Daten regelmäßig in einem zentralen Excel-Spreadsheet. Ein zeitraubendes und fehleranfälliges Unterfangen.
Im Anschluss müssen die Vertriebsdaten mit Stammdaten aus dem ERP angereichert werden, um die Absatz- und Produktionsplanung umzusetzen. Ein mühsamer und langatmiger Prozess, bei dem statt tagesaktueller Daten häufig nur monatsgenaue Daten zur Verfügung stehen. Durch die immer gleiche manuelle und wenig spannende Anreicherung der Excel-Spreadsheets, kommt es auch dabei oft zu Fehlern beim Kopieren und Einfügen der Daten.
Das zugrundeliegende Problem ist die Aufbewahrung der Daten in den verschiedenen Quellsystemen, die praktisch als Datensilos fungieren. Der Vertrieb setzt auf ein CRM wie Salesforce, die Produktion auf ein ERP, und der Einkauf auf eine Procurement-Lösung. Auch die Buchhaltung und das Marketing nutzen oft eigene spezialisierte Systeme. Die Daten für ein schlüssiges Gesamtbild und einen 360°-Überblick sind zwar da, aber nicht verzahnt.
Für die Planung müssen dann jedes Mal aufs Neue dutzende exportierte Excel-Tabellen eingesammelt, angeglichen und zusammengeführt werden. Das kostet für alle Beteiligten nicht nur Zeit und Nerven, sondern bedingt auch, dass die Daten am Ende nicht mehr aktuell sind.
Datensilos aufbrechen und verhindern
Die Problematiken, die durch Datensilos entstehen, sind klar: Die Absatz- und Produktionsplanung dauert zu lange, Pläne sind ungenau, wenig aktuell und nur schwer anpassbar. Controller und Supply-Chain-Manager tun sich selbst und der Organisation also einen Gefallen, diese zu beheben.
In einigen Unternehmen sind deshalb Data-Warehouse-Lösungen im Einsatz, in die alle relevanten Daten einfließen. Idealerweise werden sie dabei via ETL (Extract, Transform, Load) auch automatisch aufbereitet. Die zentralen Datenbanken dienen als eine Single Source of Truth.
Um Datensilos auch nachhaltig loszuwerden, lohnt es sich außerdem mit den Führungskräften aus den Abteilungen zu sprechen. Führen diese eine neue Softwarelösung für ein bestimmtes Problem ein, wird die Verzahnung der Daten oft vergessen. Sensibilisieren Sie Ihre Kollegen und klären Sie über die Bedeutung der Integration der Daten auf. Schließlich profitieren auch sie davon, wenn sie sich nicht regelmäßig selbst um Datenexporte kümmern müssen.
Single Source of Truth und Planung kombinieren
Damit Vertriebler, Finanzcontroller und Produktionsplaner integriert und auf Grundlage derselben Daten arbeiten können, ist ein Data Warehouse ein guter erster Schritt. Wenn es dann aber an die Planung geht, sind rasch wieder mehrere neue Excel-Spreadsheets erstellt. Um das zu vermeiden, kombiniert moderne S&OP-Software Datenbank- sowie Planungs- und Analyselösungen in einem.
Das hat den Vorteil, dass die Daten auch direkt bearbeitet werden können und die Auswirkungen neuer Zahlen auf Pläne und Forecasts direkt sichtbar sind. Neues Excel-Chaos wird verhindert und neuen Insellösungen in Fachbereichen wird vorgebeugt. Alle Aufgaben rund um das Performance Management finden auf ein und derselben Plattformlösung statt.
Die Komplexität der Daten von hunderten oder gar tausenden Produkten entlang der Lieferkette wird damit transparent. Zusammenhänge zwischen Absatz, Produktion und Einkauf lassen sich aufdecken und erkennen. Damit lässt sich auch der sich ständig verändernde Bedarf an Mitarbeitern, Maschinen und Teilen besser planen und abstimmen.
Auch für das Umsatzforecasting und die Kapazitätsplanung von Produktionsstandorten bietet eine solche Harmonisierung und Automatisierung der Prozesse viele Vorteile. Liegen alle Daten immer einheitlich, konsistent und zentral vor, lassen sich Reports und Forecasts leicht automatisieren. So können sich alle Fachbereiche stets über die aktuelle Lage und informieren und ihre Teilpläne entsprechend anpassen, falls nötig. Eine einheitliche S&OP-Lösung für alle stellt dabei sicher, dass die Effekte sich auch in den anderen Teilplänen und dem Gesamtplan immer aktuell widerspiegeln. Anstatt einer Vielzahl unterschiedlicher KPIs aus Abteilungen, definieren Sie sinnvoll einheitliche KPIs für alle im Unternehmen.
Wie Sie von einer Platform as a Service (PaaS) für S&OP profitieren
- Die Sammlung, Aufbereitung, Konsolidierung und Aggregation von Daten ist viel einfacher, schneller und genauer als mit mehreren Excel-Tabellen oder einer fragmentierten Systemumgebung
- Die Datenkonsistenz und -qualität wird durch eine SSOT sichergestellt, die allen Mitarbeitern im Unternehmen stets aktuelle Informationen zur Verfügung stellt und somit eine bessere Zusammenarbeit und Diskussionen unterstützt
- Der Vergleich von Ist-Werten mit Prognosen und Plänen ist wesentlich schneller, und Prognosen sowie Pläne können einfach erstellt und angepasst werden
- Finanz- und Vertriebsplanung mit einem Tool, das unabhängig von Ihrem ERP ist, sich aber nahtlos mit diesem verbindet und über Rückschreibefunktionen verfügt, stellt sicher, dass alles reibungslos läuft
- Einfache Durchführung von Szenarien auf Basis eines Variablenmodells zur Prognose und Planung von Preisänderungen bei Rohstoffen, veränderter Nachfrage und Wettbewerbspreisen. Automatisch angepasst für Länder, Währungen, Regionen usw.
